Política de Privacidad

Última actualización: Febrero 2026

1. Introducción

En Intellinbox respetamos su privacidad y nos comprometemos a proteger sus datos personales. Esta política de privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos su información cuando nos contacta a través de algún medio o utiliza nuestros servicios.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos es VALDE TECH S.L., con CIF B24777815 y domicilio social en Calle Osa Menor 1, 1B, 28341 Valdemoro, Madrid. Para cualquier consulta, puede contactarnos en info@intellinbox.es.

3. Datos que Recopilamos

Recopilamos la información mínima necesaria para prestar el servicio:

Datos de registro: Nombre, email, empresa y NIF para facturación.
Datos de facturas: Información extraída por OCR (emisor, receptor, importes, fechas y conceptos).
Datos de uso: Acceso al historial, preferencias y logs de seguridad.

4. Finalidad del Tratamiento

Utilizamos tus datos para:

Prestación del servicio: Procesar facturas, aplicar OCR, detectar ingresos/gastos, realizar conciliaciones y generar informes.
Mejora del servicio: Optimizar los algoritmos de detección, conciliación y patrones (de forma anonimizada).
Comunicaciones: Enviarte notificaciones sobre tu cuenta, facturas procesadas y actualizaciones del servicio.
Facturación: Gestionar los pagos y emitir facturas por nuestros servicios.
Cumplimiento legal: Atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Procesamiento OCR y Datos de Facturas

4.1 Tecnología utilizada

Intellinbox utiliza la Google Vision API para la extracción automática de datos. Este procesamiento se realiza bajo estrictos estándares de cumplimiento con el RGPD:

Propiedad de los datos: Google no reclama la propiedad de las imágenes enviadas. El contenido sigue siendo propiedad del usuario.
Uso limitado: Google no utiliza tus imágenes ni los datos extraídos para entrenar o mejorar sus modelos globales de aprendizaje automático.
Almacenamiento transitorio: Las imágenes se almacenan de forma temporal exclusivamente durante el procesamiento y se eliminan poco después de devolver los resultados.
Almacenamiento y Transferencias: Todos los documentos y datos se almacenan de forma segura en servidores ubicados dentro de la Unión Europea (incluyendo regiones en España). No se realizan transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo.

4.2 Sistema de conciliación

Nuestro sistema de conciliación automática analiza los datos extraídos para identificar proveedores y clientes. Este proceso incluye:

Comparación de NIF/CIF con tu base de datos
Algoritmos para detectar variaciones de nombres
Asignación de indicadores de confianza

4.3 Indicadores de confianza

Los indicadores de confianza son puntuaciones internas que indican la fiabilidad de una conciliación. Se calculan automáticamente y no se comparten con terceros. Cuando la confianza es baja, la factura se marca para tu revisión manual.

6. Base Legal del Tratamiento

Ejecución del contrato: El tratamiento es necesario para prestarte el servicio contratado.
Interés legítimo: Para mejorar el servicio y prevenir fraudes.
Consentimiento: Para comunicaciones comerciales (opcional).
Obligación legal: Para cumplir con la normativa fiscal y contable.

7. Conservación de Datos

Conforme a la normativa fiscal y mercantil aplicable en España, las facturas y la documentación contable deben conservarse durante los plazos legalmente establecidos. Intellinbox facilita el almacenamiento y la gestión de documentos, pero no constituye por sí mismo un archivo legal ni reemplaza la obligación del usuario de conservar los originales o copias válidas según la ley. Es responsabilidad del usuario asegurarse de cumplir los requisitos de conservación, integridad y accesibilidad exigidos por la normativa vigente.

Datos de facturación: 5 años (obligación legal).
Plazo Fiscal (orientativo): Tiempo mínimo orientativo para atender requerimientos de la Agencia Tributaria sobre IVA e IRPF (aprox. 4 años).
Plazo Mercantil (orientativo): Obligatorio para empresarios y autónomos respecto a libros, correspondencia y justificantes (aprox. 6 años).
Tras cancelación de la cuenta: Conservaremos los datos durante 30 días para permitir la reactivación; después de ese período los datos se eliminarán de forma permanente.

8. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger tu información en Supabase:

Encriptación: AES-256 para datos en reposo, TLS 1.3 para datos en tránsito.
Ubicación de los datos: Todos los datos se almacenan exclusivamente en servidores de Supabase ubicados dentro de la Unión Europea.
Acceso restringido: Solo personal autorizado puede acceder a los datos.
Auditorías: Revisiones periódicas de seguridad.
Backups: Copias de seguridad encriptadas y seguras.

9. Tus Derechos

Según el RGPD, tienes derecho a:

Acceso: Solicitar una copia de tus datos personales.
Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
Supresión: Solicitar la eliminación de tus datos ("derecho al olvido").
Limitación: Restringir el tratamiento en determinadas circunstancias.
Portabilidad: Recibir tus datos en un formato estructurado.
Oposición: Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.

Para ejercer estos derechos, contacta con nosotros en info@intellinbox.es.

10. Cookies

Utilizamos cookies técnicas esenciales para el funcionamiento del servicio. No utilizamos cookies de terceros para publicidad. Puedes consultar nuestra política de cookies completa en la configuración de tu cuenta.

11. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. Te notificaremos cualquier cambio significativo por email y publicaremos la versión actualizada en esta página.

12. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad:

Email: info@intellinbox.es
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Puedes consultar la política de privacidad completa de VALDE TECH SL en su sitio web corporativo.